Meldung von Verstößen gegen EU-Recht

Nach der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht Meldung (in der Folge kurz: „Richtlinie“) sowie dem Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (Hinweisgeber:innenschutzgesetz – HSchG) soll sichergestellt werden, dass Verstöße gegen EU-Rechtsvorschriften einfach, sicher und vertraulich gemeldet werden können.

Öffentliche und private Organisationen haben zu diesem Zweck ein internes Hinweisgeber:innensystem einzurichten, eingehende Hinweise zu überprüfen und gegebenenfalls die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Wir haben das HSchG umgesetzt und informieren Sie im Folgenden über wichtige Aspekte unseres internen Hinweisgeber:innensystems.

Das HSchG sieht vor, dass alle Personen Verstöße gegen EU-Recht melden können, die für uns arbeiten oder im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit in Verbindung mit uns stehen. Insbesondere können dies sein:

• Arbeitnehmer:innen
• Bewerber:innen
• Praktikant:innen, Zivildiener und Absolvent:innen eines Freiwilligen Sozialjahrs
• Lieferant:innen sowie Geschäfts- und Systempartner:innen
• Selbständig erwerbstätige Personen, die für uns tätig werden
• Mitglieder von Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorganen

Das HSchG gilt für Hinweise über mögliche Verstöße gegen EU-Recht. Die in Betracht kommenden Rechtsvorschriften der Europäischen Union werden in § 3 Absatz 3 HSchG aufgelistet. Die wichtigsten Bereiche sind:

• Produktsicherheit und -konformität
• Verkehrssicherheit
• Umweltschutz
• Lebensmittelsicherheit
• Öffentliche Gesundheit
• Verbraucherschutz
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
• Verstöße gegen finanzielle Aspekte der EU (Betrugsbekämpfung)
• Verstöße gegen stattliches Beihilfenrecht

Eine vollständige Auflistung der in Betracht kommenden Rechtsvorschriften finden Sie hier: (Link folgt)

Der transparente, offene und vertrauliche Umgang mit Kritik und Beschwerden ist uns ein zentrales Anliegen. Wir übernehmen damit soziale und gesellschaftliche Verantwortung. Selbstverständlich werden wir daher auch Hinweise bearbeiten, die keine maßgeblichen Rechtsvorschriften der Europäischen Union betreffen oder von Personen eingebracht werden, die nicht in beruflicher Verbindung zu uns stehen.

Sie können Informationen anonym oder unter Angabe Ihrer Kontaktdaten abgeben. Über die angeführte E-Mail-Adresse können Sie Meldungen abgeben.

Wenn eine Meldung eingebracht wird (unter Anführung von Name und Kontaktdaten) sieht das HSchG ein besonderes Verfahren vor. So werden wir den Eingang der Meldung binnen einer Frist von längstens sieben Tagen bestätigen, die Meldung intern prüfen sowie binnen einer Frist von längstens drei Monaten über die Ergebnisse dieser Prüfung und die von uns gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen informieren. Bei Bedarf, etwa zu Präzisierung der Angaben in der Meldung, können wir auch in Verbindung mit der Person treten, die eine Meldung personenbezogen eingebracht hat.

Zum Schutz von Personen, die eine Meldung personenbezogen einbringen, sieht das HSchG umfassende Maßnahmen vor, die insbesondere gewährleisten, dass die Identität dieser Personen vertraulich bleibt. Wir ergreifen alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die notwendig sind, um diese Schutzmaßnahmen der Richtlinie zu erfüllen.

Wenn Sie eine Meldung über unser internes Meldesystem einbringen, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (insbesondere auch der Klartext, auf den sich die Meldung bezieht und allenfalls übermittelte Dateianhänge) von uns zum Zweck der internen Prüfung der Meldung und zur Ergreifung allenfalls notwendiger Maßnahmen verarbeitet. Dabei stützen wir uns auf die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet. Ausnahmen davon bestehen nur dann, wenn wir gesetzlich dazu berechtigt und verpflichtet sind (z.B. Erstattung einer Anzeige an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden, wenn unsere interne Überprüfung der Meldung den Verdacht einer strafbaren Handlung bestätigt), wir im Rahmen der Zurverfügungstellung der E-Mail-Adresse externe Dienstleister beiziehen, mit denen wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung abgeschlossen haben oder Sie uns im Vorfeld Ihre Einwilligung dazu erklären.

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für die oben angeführten Zwecke erforderlich ist. Aufgrund von gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten kann sich eine längere Speicherdauer ergeben. Nach Ablauf entsprechender Fristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sofern nach der Datenschutz-Grundverordnung keine andere Rechtsgrundlage für eine länger andauernde Speicherung mehr besteht.

Weitere Informationen über unseren Datenschutz und über Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung finden Sie hier: (Link folgt)

Das Hinweisgeber:innenschutzgesetz ist nicht dazu angedacht, Fragen allgemeiner Natur zu stellen und/oder persönliche Beschwerden anzubringen. Hierfür stehen Ihnen bei plan B Ihre Führungskräfte bzw. Ansprechpartner:innen direkt zur Verfügung.

E-Mail: hinweisschutz@planb-ooe.at